Preservasi Digital Terhadap Naskah Kuno Di Badan Arsip Dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah

Fitri Afandi                                                                                               24 Desember 2015

D1813034

Preservasi Digital Terhadap Naskah Kuno Di  Badan Arsip Dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah
Oleh : Fitri Afandi

ABSTRAK

Artikel ini membahas kegiatan preservasi digital yang dilakukan terhadap naskah kuno di ruang naskah Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah. Masalah yang dikaji yaitu strategi preservasi digital yang dilakukan, kendala yang ada dan solusi untuk mengatasinya serta bagaimana pemanfaatan koleksi tersebut. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode studi kasus. Hasil dari penelitian ini adalah kegiatan preservasi digital yang telah dilakukan adalah preservasi teknologi, penyegaran dan migrasi. Kegiatan ini masih dilakukan secara sederhana karena adanya beberapa kendala yang menghambat seperti kebijakan dan anggaran khusus serta kurangnya SDM. Walaupun begitu naskah kuno bentuk digital tetap dapat dimanfaatkan oleh peneliti, serta masyarakat umum.

Kata kunci : Preservasi Digital, Naskah kuno, Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah

PENDAHULUAN

Saat ini manusia hidup di era digital, di mana hampir seluruh kebutuhan informasi mereka dapat dengan mudah diakses melalui teknologi digital. Informasi, sebelum saat ini dapat ditulis/direkam melalui kulit binatang, batu, dan kertas (Amsyah, 2010: 26). Tetapi, seiring dengan berjalannya waktu, informasi dapat dituangkan dalam bentuk/media lainnya yaitu bentuk/media digital. Dokumen yang tidak berbentuk digital pun pada akhirnya harus didigitalisasi untuk menjaga agar informasi yang terkandung di dalamnya dapat terus dimanfaatkan dan digunakan untuk jangka waktu yang lama. Kegiatan ini disebut dengan kegiatan preservasi dokumen/bahan pustaka. Menurut Barthos (2003: 314) preservasi adalah suatu kegiatan yang mencakup semua aspek usaha untuk melestarikan bahan pustaka dan arsip termasuk di dalamnya kebijakan pengolahan keuangan, ketenagaan metode, dan teknik penyimpanannya.

Preservasi dilakukan pada bentuk asli bahan pustaka atau arsip yang dikoleksi oleh sebuah lembaga/perusahaan tertentu. Salah satunya adalah terhadap naskah kuno/manuskrip dan buku lama bernilai tinggi yang merupakan peninggalan dari generasi masa lampau. Sebuah dokumen yang bentuknya rapuh seperti manuskrip/naskah kuno harus dialihmediakan atau diformat ulang untuk memperpanjang umur dari dokumen tersebut. Hal ini dapat dilakukan dengan mengubah bentuk atau format dokumen tersebut ke dalam bentuk digital. Setelah manuskrip/naskah kuno berubah menjadi dokumen yang berbentuk digital pun, sangat mungkin untuk terjadi kerusakan. Bahkan, ketika sebuah dokumen beralih menjadi dokumen digital, resiko kerusakannya justru semakin tinggi. Oleh sebab itu kegiatan preservasi juga perlu dilakukan terhadap dokumen-dokumen yang berbentuk digital. Kegiatan ini disebut juga kegiatan preservasi digital. Menurut Pendit (2008: 248) Preservasi digital adalah kegiatan terencana dan terkelola untuk memastikan agar bahan digital dapat dipakai selama mungkin. Preservasi digital juga meliputi upaya memastikan agar materi digital tidak bergantung pada kerusakan dan mencakup dari berbagai bentuk kegiatan mulai dari kegiatan sederhana menciptakan tiruan (copy) sampai kegiatan transformasi digital yang cenderung rumit.

Preservasi digital dapat dilakukan dengan 6 strategi. Kegiatan yang (1) pertama adalah Preservasi Teknologi yang merupakan bentuk pemeliharaan dan perawatan terhadap hardware dan software yang menyimpan segala sumber digital. (2) Kedua adalah Penyegaran (refreshing) yaitu penyalinan dari satu media ke media lain (Deegan dan Tanner dalam Apriani, 2010). (3) Ketiga adalah Migrasi dan Format Ulang, yaitu pemindahan materi digital secara berkala dari satu generasi computer ke generasi yang lebih mutakhir (Borghoff dan Rodig dalam Nelisa, 2013). Strategi (4) keempat adalah Emulasi (Emulation), yaitu proses penyegaran di luar sistem. (5) Kelima adalah Arkeologi Data (Data Archaeology), yaitu penggalian sebuah media digital untuk mengetahui isi informasinya. Strategi yang terakhir yaitu (6) keenam adalah Alih Media ke bentuk analog (Output to Analogue Media) merupakan kegiatan mengubah data yang berbentuk digital ke dalam bentuk analog, terutama materi digital yang sulit diselamtkan dengan cara lain di atas (Pendit, 2008: 253-254). Beberapa strategi preservasi yang dijelaskan dari para ahli tersebut yang kemudian menjadi teori atau acuan dasar peneliti dalam melakukan penelitian ini.

Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah (Barpusda) merupakan lembaga kearsipan yang bertugas menangani arsip dan sekaligus sebagai tempat bermuaranya arsip dari lembaga/perusahaan di Jawa Tengah. Selain arsip-arsip perusahaan/lembaga, Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah (Barpusda) juga menyimpan beberapa arsip Manuskrip Kuno yang sudah dialihmediakan ke bentuk digital, baik milik dari perorangan ataupun lembaga. Oleh karena itu, peneliti tertarik untuk meneliti kegiatan preservasi digital manuskrip/naskah kuno di Barpusda Jateng, dengan judul Preservasi Digital Terhadap Naskah Kuno/Manuskrip di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah yang selanjutnya dilakukan dalam penelitian ini.

Penelitian ini merupakan jenis penelitian kualitatif deskriptif dengan menggunakan metode studi kasus. Studi kasus merupakan kajian mendalam tentang peristiwa, lingkungan, dan situasi tertentu yang memungkinkan mengungkapkan atau memahami sesuatu (Sulityo-basuki, 2006: 113).

PEMBAHASAN

Kegiatan Preservasi Digital di Ruang Preservasi Barpusda Jateng

Kegiatan preservasi digital di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah dilakukan secara terus-menerus setiap tahunnya mulai dari tahun 2006, dan sampai sekarang kegiatan ini masih dilakukan. Kegiatan preservasi digital dilakukan setelah proses digitalisasi selesai dilaksanakan.

Kegiatan preservasi digital terhadap naskah kuno/manuskrip dilakukan terhadap arsip naskah kuno/manuskrip yang masih berbentuk kertas dan arsip naskah kuno yang sudah berbentuk mikrofilm. Untuk naskah yang masih berbentuk kertas, yang lebih diutamakan adalah naskah yang bentuknya sudah rapuh/rusak. Sedangkan untuk yang mikrofilm, diutamakan untuk naskah yang tidak terbaca gambar atau tulisannya di micro reader. Kegiatan alih media (digitalisasi) dari bentuk fisik ke bentuk mikrofilm sudah dilakukan sejak tahun 1992, dan seiring dengan berjalannya waktu dan teknologi semakin maju, maka naskah yang sudah dimikrofilmkan juga harus dialihmediakan ke dalam bentuk CD agar lebih mudah digunakan, hanya membutuhkan komputer untuk membacanya, dan tidak membutuhkan micro reader. Ketika mokrofilm yang dibuat dialihmediakan ke dalam bentuk CD, maka mulai dari situ lah preservasi digital harus direncanakan. Karena seiring dengan kemajuan teknologi maka file digital yang tersimpan dalam CD harus dipindahkan lagi ke hard disk. Oleh sebab itu, kegiatan preservasi digital merupakan kegiatan yang berkelanjutan yang mengikuti kemajuan teknologi setiap masanya.

Proses Digitalisasi

Sebelum melakukan kegiatan preservasi digital, naskah kuno/manuskrip yang tercipta dalam bentuk kertas harus terlebih dahulu dijadikan ke dalam bentuk digital yang disebut juga dengan proses digitalisasi. Proses digitalisasi harus dilakukan proses seleksi naskah terlebih dahulu untuk mengetahui mana yang harus didahulukan. Koleksi yang didahulukan pada saat proses digitalisasi adalah koleksi naskah yang sudah rapuh dan rusak. Koleksi difoto dengan kamera lalu hasilnya dimasukkan ke dalam komputer yang kemudian diolah. Selain naskah yang sudah rusak, proses digitalisasi juga dilakukan terhadap naskah yang tersimpan di dalam CD yang dulunya adalah alih media dari mikrofilm. Naskah diseleksi mana yang tidak terbaca yang kemudian dilakukan digitalisasi ulang. Kebanyakan beberapa hasil CD hasil alih media mikrofilm tersebut sulit terbaca ketika dilihat dari komputer. Oleh sebab itu, naskah digital yang kondisi digitalnya kurang baik perlu didigitalisasi ulang agar dapat terbaca.

Pengolahan Naskah Setelah Digitalisasi

Setelah dilakukan pemotretan terhadap naskah-naskah yang perlu didigitalisasi, maka langkah selanjutnya adalah mengolah gambar tersebut dengan menggunakan komputer. Pemotretan yang dilakukan adalah semua halaman yang rusak sampai selesai. Setelah sisi kiri dan kanan dimasukkan ke dalam berkas yang berbeda, barulah dilakukan penggabungan file foto sisi kiri dan kanan naskah. Setelah naskah digital digabungkan dan menjadi file naskah yang lengkap, maka format mereka adalah JPG karena merupakan hasil foto. Format ini ukurannya terlalu besar, sehingga harus diubah format menjadi PDF. Format PDF digunakan agar naskah tidah mudah untuk dimanipulasi dan tetap terlindungi seperti diberi footer atau password. File digital naskah diperkecil untuk memudahkan dalam penggunaan agar computer tidak cepat  hang.

Kegiatan Preservasi Digital

Setelah kegiatan digitalisasi naskah selesai dilakukan, maka tahap selanjutnya adalah melakukan perawatan atau preservasi terhadap naskah tersebut. Peneliti menemukan bahwa dalam kegiatan preservasi yang dilakukan Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah terhadap naskah kuno/manuskrip adalah:

a.       Preservasi Teknologi

Preservasi Teknologi adalah kegiatan perawatan secara seksama terhadap semua perangkat keras dan lunak yang dipakai untuk membaca, mengolah atau menjalankan sebuah materi digital tertentu. Materi dapat hilang atau mungkin tidak dapat dipakai lagi apabila mesin yang berupa hardware dan program yang berupa software kadaluwarsa (Pendit, 2008: 253). Badan Asip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah melakukan kegiatan preservasi teknologi terhadap hardware dan software yang digunakan untuk mengolah dan menyimpan naskah kuno/manuskrip yang sudah didigitalisasi. Hardware yang digunakan adalah komputer dengan sistem operasi Windows, sedangkan untuk softwarenya adalah File Basic Renamer yang digunakan untuk pemberian nomor, nama, penggabungan file, pengecilan ukuran file, dan alih format dari JPG ke PDF.

Preservasi teknologi yang dilakukan adalah terhadap naskah kuno/manuskrip yang sudah didigitalisasi. Naskah yang sudah didigitalisasi tersimpan di CD, mikrofilm, dan hard disk. Naskah yang tersimpan berjumlah sekitar 725 keping pada CD da, 1 CD dapat memuat 20 judul, dan 250 roll pada mikrofilm, dan ada juga yang tersimpan di hard disk eksternal. Hard disk eksternal yang dipakai adalah merk WD dengan kapasitas penyimpanan 1 terrabyte. Untuk saat ini, sebagian besar koleksi naskah kuno yang tersimpan di dalam CD dan microfilm sudah banyak yang dipindahkan ke dalam hard disk eksternal, kecuali jika ada naskah baru yang belum didigitalisasi.

b.      Penyegaran (Refreshing)

Strategi yang selanjutnya adalah penyegaran. Kegiatan penyegaran (refreshing) merupakan kegiatan yang paling mudah untuk diimplementasikan. Karena kegiatan ini tidak memerlukan banyak biaya, hanya saja menghabiskan banyak waktu mengingat banyaknya koleksi yang ada. Kegiatan penyegaran dilakukan pada koleksi naskah yang sudah tersimpan di dalam CD, disket, atau hard disk. Kegiatan preservasi ini penting karena sifat media penyimpanan yang semakin hari semakin mengalami pesatnya perkembangan teknologi. Untuk menghindari kehilangan data karena tempat penyimpanan yang tidak layak, maka perlu dilakukan penyegaran.

Kegiatan penyegaran ini memang membutuhkan waktu yang lama, karena harus menyalin dari CD yang jumlahnya 700-an ke dalam hard disk eksternal. Setelah itu naskah yang jumlahnya mencapai 300-an di dalam hard disk yang mencapai ukuran kurang lebih 885 gigabyte tersebut, harus disalin lagi ke hard disk eksternal lain milik pihak IT sebagi back-up. Penyalinan ini membutuhkan waktu berhari-hari. Kegiatan ini dilakukan untuk mempermudah pengguna karena tidak harus melihat naskah aslinya. Kegiatan penyegaran juga dianggap efektif karena penyalinan data yang dilakukan bersifat keseluruhan tanpa mengubah konten data sedikit pun, sehingga setelah dipindahkan, data akan terlihat sama. Untuk saat ini, kegiatan penyegaran (refreshing) adalah kegiatan preservasi digital yang paling cocok digunakan di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah.

c.       Migrasi (Migration)

Kegiatan migrasi menurut Borghoff dan Rodig dalam Ramadhaniati (2012: 46) adalah pemindahan materi digital secara berkala dari satu konfigurasi hardware/software ke konfigurasi lainnya atau dari satu generasi komputer ke generasi yang lebih mutakhir. Kegiatan migrasi pada arsip digital yang dilakukan di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah adalah arsip yang sudah didigitalisasi ke dalam bentuk hard disk eksternal. Koleksi tersebut merupakan koleksi yang mulanya berbentuk CD kemudian dipindahkan ke dalam hard disk eksternal. Selain itu, kegiatan migrasi dilakukan karena perubahan software yang awalnya menggunakan Windows dan sekarang menggunakan Macintosh. Karena software yang biasa digunakan dalam mengolah file digital di komputer Windows sekarang tidak bisa digunakan lagi pada Macintosh.

Pada kegiatan migrasi ini tidak begitu mengalami kesulitan, hanya saja perlu dilakukan adaptasi pada sistem operasi (hardware) yang baru. Karena sistem operasi yang baru yaitu menggunakan Macintosh harus menggunakan Adobe Acrobat Professional. Selain migrasi adaptasi yang dilakukan, kegiatan migrasi juga dilakukan untuk formatting yaitu mengubah suatu format file digital dari satu format ke format yang lain, dalam hal ini yang dilakukan adalah mengubah format file digital JPG menjadi format PDF. Setelah itu, ukuran dari file tersebut juga harus diperkecil menggunakan software yang sama agar lebih mudah dalam pengunduhan.

Kendala Preservasi di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

Kegiatan preservasi digital terhadap manuskrip/naskah kuno yang dilakukan di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah berdasarkan penelitian ini memiliki beberapa kendala yang menurut peniliti harus diperbaiki untuk mengoptimalkan kinerja preservasi digital tersebut. Kendala-kendala tersebut adalah:

1.      Kebijakan

            Setiap organisasi atau lembaga pasti memiliki kebijakan untuk mengatur seluruh kegiatan yang ada di organisasi tersebut. Kebijakan tersebut dibuat untuk memberikan batasan dan acuan dari kegiatan yang harus dilaksanakan agar sesuai dengan tujuan.

            Tidak adanya kebijakan baku mengenai preservasi digital mengakibatkan kesulitan dalam melakukan kegiatn preservasi digital pada setiap lembaga kearsipan. Akibatnya lembaga kearsipan (Barpusda Jateng) harus membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) sendiri. Hal ini sangat disayangkan mengingat kegiatan preservasi yang sangat penting. Walaupun naskah kuno/manuskrip telah diperbaiki apabila rusak, tetapi kebijakan secara mendetail tidak ada. Hal ini menunjukkan bahwa kurangnya perhatian terhadap kegiatan preservasi digital.

2.      Anggaran

            Dalam melakukan setiap kegiatan dalam suatu lembaga atau organisasi pasti membutuhkan anggaran dana, termasuk kegiatan preservasi. Kegiatan preservasi digital dilakukan untuk menyelamatkan dan memperpanjang usia arsip yang berbentuk digital. kegiatan ini tentunya membutuhkan dana yang cukup banyak mengingat alat-alat yang digunakan adalah alat digital. ketersediaan dana juga akan berpengaruh pada kualitas dan pilihan strategi  yang baik untuk preservasi digital.

            Berdasarkan wawancara tersebut bisa disimpulkan bahwa informan melakukan kegiatan preservasi dengan menyesuaikan keadaan keuangan. Karena untuk melakukan strategi preservasi digital yang baik membutuhkan anggaran yang banyak. Meskipun begitu, masih ada strategi lain yang murah yang bisa dipilih untuk melakukan kegiatan preservasi. Hanya saja membutuhkan waktu yang lama. Karena tidak mau bergantung kepada ada dan tidaknya anggaran untuk preservasi ini, informan yang tidak lain adalah petugas preservasi tetap melakukan kegiatan preservasi seadanya dan sebisa mungkin. Melalui upaya yang sederhana namun dijalankan dengan kontinuitas dan teliti, informan berharap dapat menjalankan kegiatan preservasi dengan baik.

3.      Sumber Daya Manusia

            Salah satu bagian yang penting dalam menjalankan suatu kegiatan adalah sumber daya manusia. Karena merekalah yang bertanggung jawab dalam kegiatan tersebut. Sumber daya manusia dalam hal preservasi digital ini adalah petugas atau pengelola ruang preservasi yang menjalankan semua kegiatan preservasi. Dari segi kuantitas SDM yang mengelola ruang preservasi tergolong kurang, karena yang bertugas hanya ada 3 (tiga) orang. Sedangkan arsip yang harus dikerjakan jumlahnya sangat banyak. Sehingga harusnya membutuhkan SDM yang banyak pula.

            Dengan jumlah petugas tiga orang, mereka harus menyelesaikan pekerjaan mereka. Padahal kegiatan preservasi juga sangat banyak dan membutuhkan waktu yang lama. Petugas harus melakukan digitalisasi terlebih dahulu dengan memotret ulang arsip-arsip rusak dan tidak terbaca yang jumlahnya ratusan judul. Padahal dalam satu judul/naskah terdapat ratusan halaman juga. Dan itu harus difoto satu per satu. Kemudian mereka harus memindahkan dari satu tempat penyimpanan ke tempat penyimpanan yang lain. Setelah naskah tersebut difoto, maka hasilnya dimasukkan ke dalam komputer untuk diolah yaitu digabungkan dengan menggunakan File Basic Renamer. Kemudian file arsip yang berbentuk JPG harus dialihformatkan ke dalam bentuk PDF. Dan kegiatan terakhir adalah memperkecil ukuran file tersebut agar lebih mudah dalam pengunduhan.

            Dari segi kualitas, petugas di preservasi sudah memenuhi standar. Karena mereka sudah mampu mengerjakan berbagai macam strategi dalam preservasi digital ini. Selain itu, petugas yang sekaligus dari informan sudah sering mengikuti beberapa pelatihan di tingkat pusat terkait dengan kegiatan preservasi baik konvensional maupun digital.

PENUTUP

Simpulan

Dari penelitian yang dilakukan serta menganalisis data-data yang terkumpul, maka peneliti dapat menarik kesimpulan, bahwa:

1.      Preservasi digital terhadap naskah kuno/manuskrip dilakukan untuk materi digital berupa mikrofilm, CD, dan hard disk eksternal.

2.      Badan arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah melakukan 3 (tiga) strategi preservasi digital terhadap  naskah kuno/manuskrip yaitu Preservasi Teknologi, Penyegaran (refreshing), dan Migrasi atau Format Ulang.

3.      Preservasi teknologi yang dilakukan adalah dengan merawat hardware dan software yang digunakan untuk mengolah dan menyimpan materi digital. Penyegaran yang dilakukan adalah memindahkan materi digital dari satu media ke media lain, yaitu yang mulanya berbentuk microfilm diubah ke bentuk CD, selanjutnya dipindah lagi ke hard disk eksternal. Hal ini dilakukan karena mengikuti alat pembaca (hard ware dan software) yang terbaru. Kemudian Migrasi yaitu pemindahan materi digital ke media elektronil yang lebih mutakhir, dalam penelitian ini adalah yang mulanya menggunakan software Windows harus dipindah ke software Macintosh karena menyesuaikan hardware yang disediakan.

4.      Kendala yang dihadapi dalam kegiatan prservasi digital ini diantaranya adalah kurangnya anggaran untuk kegiatan preservasi ini, tidak adanya kebijakan baku untuk pelaksanaan teknis preservasi digital sehingga mengharuskan membuat SOP sendiri, dan kurangnya Sumber Daya Manusia yang membantu sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama dalam penyelesaiannya.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1991. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia.

Apriani, Devi. 2010. Kegiatan Preservasi Arsip Foto di Museum Benteng Verdeburg Yogyakarta. Skripsi. FAI: Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga, Yogyakarta.

Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.

Nelisa, Marta. 2013. “Pelestarian Naskah-naskah Kuno di Museum Nagari Adtyawarman Sumatera Barat”. Jurnal. FBS: Universitas Negeri Padang, Padang.

Pendit, Putu Laxman. 2008. Perpustakaan Digital: Dari A Sampai Z. Jakarta: Citra Karyakarsa Mandiri.

Ramadhaniati, Resti. 2010. Perawatan Buku Lama di Ruang Naskah Perpustakaan Universitas Indonesia. Skripsi. FIB: Universitas Indonesia, Depok.

Sulistyo-Basuki. 2006. Metode Penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra.