Pengadaan Koleksi Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta

Nama   :           Rindi Apriani                                                  21 Desember 2015     

NIM    :           D1813072

Pengadaan Koleksi Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta

A.    Pengertian Pengadaan Koleksi

Perpustakaan berfungsi sebagai salah satu factor yang mempercepat akselerasi ilmu pengetahuan. Oleh karena itu perpustakaan merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dalam system pendidikan  suatu lembaga. Baik lembaga pendidikan, masyarakat maupun sekolah. Selain sebagai suatu kesatuan pendidikan, perpustakaan juga merupakan sumber informasi dan merupakan penunjang yang penting bagi pemustakanya. Artinya perpustakaan merupakan suatu riset ilmiah sebagai bahan acuan atau referensi bagi pemustakanya.

Perpustakaan umumnya berfungsi sebagai: wahana belajar sepanjang hayat, mengembangkan potensi masyarakat agar menjadi manusia yang beriman dan bertaqwa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggungjawab dalam mendudkung penyelenggaraan pendidikan nasional, serta merupakan wahana pelestarian kekayaan budaya bangsa, hal ini sesuai dengan apa yang telah diamanatkan oleh Undang-undang Dasar 1945 yaitu sebagai wahana mencerdaskan kehidupan bangsa.

Melihat fungsi perpustakaan yang amat kompleks, maka sudah seharusnya perpustakaan menjadi perhatian seluruh lapisan masyarakat maupun penggunanya. Perpustakaan harus mampu mengimbangi perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya dan berbagai aspek lainnya. Oleh karenanya semua pihak perpustakaan diharapkan untuk meningkatkan kualitas perpustakaan, kualitas perpustakan tidak hanya di lihat dari bagaimana pustakawan memberikan layanan kepada pemustakanya. Tetapi juga bagaimana perpustakaan tersebut memenuhi kebutuhan penggunanya.

Kebutuhan informasi yang semakin kompleks untuk memperkaya diri seseorang dapat di wujudkan dalam berbagai koleksi yang di sesuaikan dengan kebutuhan penggunanya. Koleksi apa yang mereka buruhkan sudah seharusnya perpustakaan memenuhi berbagai koleksi yang penggunanya butuhkan. Tidak hanya koleksi tentang pendidikan namun juga karya tulis, karya cetak, karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang di himpun, di oleh dan dilayankan. Koleksi ini diolah, disimpan dan di kembangkan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. (UU No. 43 Tahun 2007).

Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan (Soeatminah : 1992, 71).  Koleksi di suatu perpustakaan dapat dikelompokkan menurut jenisnya yakni buku dan non-book materials. Buku dapat di bagi lagi menjadi beberapa yakni: buku-buku referensi dan buku bacaan yang tujuan utamanya adalah menyediakan buku bacaan yang sehat dan kreatif.  Buku referensi ini isinya disusundan diolah secara tertentu (misalnya abjad) buku ini biasanya di pakai sebagai bahan rujukan. Karena pengguna hanya membaca seperlunya atau sesuai yang dia inginkan sehingga membacanya tidak secara keseluruhan dari awal sampai akhir, misalnya kamus, ensiklopedi, biblliografi, almanac, buku tahunan, buku petunjuk, direktori, kumpulan indeks maupun abstarak.

Yang menjadi koleksi perpustakaan selanjutnya adalah majalah dan jurnal. Mengapa suatu perpustakaan perguruan tinggi perlu menggunakan majalah dan jurnal? Hal yang menjadi alasan mengapa majalah perlu ada di perpustakaan adalah, pada dasarnya majalah mengandung informasi yang lebih up to date dibanding buku karena isinya mengandung isu-isu yang sedang terjadi dewasa ini. Alasan ke dua adalah karena majalah digunakan sebagai selingan dalam proses pembelajaran.

Bahan koleksi selanjutnya yaitu audio visual. Untuk mendukung civitas akademika mahasiswa perlu adanya koleksi penunjang untuk memaksimalkan proses pembelajaran. Salah satunya yaitu audio visual, dimana koleksi ini dapat berupa rekaman, map, peta, film, piringan hitam, pita suara maupun globe. Untuk itu, pustakawan harus pandai-pandai dalam memilih buku yang akan di jadikan koleksi perpustakaan. Karena biasanya suatu buku di sertai dengan CD, maupun rekaman pita suara untuk memperjelas pengguna atau memandu pengguna dalam memahami isi buku. Sehingga mahasiswa tidak mengalami kesulitan dalam menggunakan buku sekalipun dalam bahasa asing. Biasanya perpustakaan menyiapkan ruangan khusu untuk ruang audio visual ini. Karena perlengkapannya terbatas dan hanya untuk buku tertentu.

Harian atau surat kabar juga dapat dikategorikan sebagai koleksi perpustakaan. Karena surat kabar lebih current atau lebih real dari majalah. Karena isinya memang mengandung masalah-masalah dan keanekaragaman topic atau artikel yang dimuat di beberapa judul harian  dan informasi yang disajikan sesuai dengan keadaan masyarakat setempat. Surat kabar ini juga dapat di buat kliping, pembuatan kliping di sesuaikan dengan kebijakan masing-masing perpustakaan. Biasanya di kelompokkan sesuai dengan masalah yang sedang terjadi di masyarakat. Maupun karya-karya mahasiswa yang di muat dalam surat tersebut.

Bahan pustaka yang di himpun perpustakaan di atur sedemikian rupa dan disusun secara sistematis, agar mudah dilakukan temu kembalinya. Koleksi perpustakaan biasanya dilengkapi dengan katalog yang digunakan sebagai alat telusur untuk mencari dan menemukan suatu bahan pustaka. Pembuatan katalog ini bisa di dasarkan pada pengarang, judul buku, subjek dan  penerjemah yang di susun menurut abjad secara terpisah.

Untuk itulah mengapa kegiatan pengadaan bahan pustaka ini sangat penting dalam perpustakaan. Kegiatan ini secara tidak langsung berinteraksi dengan penggundaa. Meskipun tidak tampak, namun hasilnya bisa dirasakan oleh pengguna. Para pusakawan harus memilih, mengolah dan menyediakan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Untuk perpustakaan perguruan tinggi yang sifatnya terbuka untuk umum maka harus mampu membedakan antara:

a.       Kebutuhan

Pustakawan harus mampu membedakan mana koleksi yang memang benar-benar menjadi kebutuhan penggunanya untuk tujuan pendidikan dan menambah wawasan .

b.      Minat baca

Pustakawan harus mampu membaca ke inginan penggunanya, apakah koleksi yang di sediakan memang sudah sesuai dengan yang dia butuhkan atau pengguna itu datang ke perpustakaan hanya ingin membaca buku saja. Minat baca ini pada umumnya terlihat pada permintaan atau pengadaan buku yang di inginkan.

c.       Selera

Selera pengguna ketika datang ke perpustakaan adalah berbeda beda. Hal ini di sesuaikan dengan jenis kelamin, umur dan kedudukanya social seseorang. Ada seseorang yang selera membacanya buku-buku yang sifatnya historis, ada yang suka membaca novel dsb. (Soejono Trimo MLS, 1985 : 40-41)

Hal inilah yang menjadi acuan pustakawan ketika akan  melakukan kegiatan pengadaan buku. Pustakawan mengamati, menganalisis dan mengevaluasi koleksi yang seperti apa yang dibutuhkan pengguna sehingga koleksi di perpustakaan dapat di manfaatkan secara maksimal oleh penggunanya.

B.     Sumber pengadaan koleksi

Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan (Soeatminah, 1992 : 71). Koleksi yang di sediakan perpustakaan harus relevan sesuai dengan minat, kebutuhan, lengkap dan kebenaran dari koleksi tersebut, agar tidak  mengecewakan penggunanya. Karena pada dasarnya perpustakaan merupakan sumber informasi. Sehingga sudah sewajarnya perpustakaan informasi yang cepat, tepat dan akurat kepada pengguna. Koleksi perpustakaan dapat di peroleh dari berbagai macam sumber antara lain: hadiah, pembelian, tukar menukar, titipan dan laporan pengadaankoleksi (Soeatminah , 1992 : 74).

1.      Hadiah

Soeatminah mengatakan bahwa “hadiah  kadang-kadang kurang cocok dengan tujuan dan fungsi serta ruang lingkup layanan perpustakaan, maka pengadaan koleksi melalui hadiah bukan merupakan andalan pembinaan koleksi perpustakaan”. Hadiah dapat di peroleh dengan cara:

1.1  Mengajukan permintaan hadiah pustaka

Pengajuan permintaan hadia pustaka ini dapat dilakukan di ajukan kepada lembaga pemerintah atau swasta baik di dalam maupun luar negeri. Dapat dilakukan secara lisan maupun tertulis yang disertai bukti autentik.

1.2  Hadiah tidak atas permintaan

Seringkali suatu perpustakaan mendapat hadiah dari lembaga maupun perpustakana lain tanpa permintaan hadiah terlebih dahulu. Hal ini bisa terjadi karena lembaga tersebut sengaja memberikan hadiah kepada suatu perpustakaan tertentu karena rasa simpati.

1.3 Sumbangan wajib

      Sumbangan wajib ini biasanya di sesuaikan dengan kebijakan perpustakaan itu sendiri. Ada perpustakaan yang mewajibkan setiap maru harus menyumbangkan buku, ada yang ketika mahasiswa akan wisuda harus menyumbangkan buku dsb.

2.      Pembelian

Dalam kegiatan pengadaan koleksi perpustakaan harus menyiapkan anggaran. Anggaran ini biasanya telah direncanakan jauh-jauh hari untuk membeli koleksi yang di butuhkan. Disamping itu, besarnya anggaran menentukan seberapa banyak koleksi di dalam perpustakaan tersebut. Dalam pembelian ada beberapa tahapan yaitu:

2.1  Kebijakan

Kebijakan pengadaan ini di maksutkan agar pustakawan mampu menetralisir dan mengevaluasi koleksi yang benar-benar sesuai kebutuhan.

2.2  Prinsip seleksi

Dalam kegiatan pengadaan koleksi, pustakawan harus cermat dalam memilih koleksi yang disesuaikan dengan minat baca, memenuhi kualitas pelayanan, sesuai pengetahuan dan kemajuan IPTEK.

2.3  Alat bantu seleksi

Di perlukan untuk mempermudah pustakawan dalam mengadakan pembelian. Alat yang digunakan dapat berupa katalog, bibliografi, daftar tambahan koleksi dan timbangan buku.

2.4  Prosedur pemilihan dan pengusulan

Pengusulan dapat dilakukan dengan inisiatif sendiri maupun permintaan dari perpustakaan. Biasanya perpustakaan akan menyediakan formulir yang akan diisi mahasiswa tentang koleksi yang diperlukan

2.5  Prosedur pembelian

Pemesanan bahan pustaka dapat dilakukan lewat took buku, agen maupun penerbit secara langsung. Dimana perpustakaan menyediakan daftar koleksi yang akan dipesan.

2.6  Prosedur pembayaran

Pembayaran dapat dilakukan di tempat pembelian maupun setelah barang sampai di perpustkaan dimana pengiriman barang dilampiri faktur dan kuitansi tagihan pembayaran.

2.7  Pemesanan ke Luar Negeri

3.      Tukar menukar

Dilakukan ketika perpustakaan memiliki koleksi lebih dan tidak terpakai di perpustakaan. Dapat di tukarkan dengan perpustakaan yang membutuhkan koleksi tersebut. Langkah yang dapat dilakukan yaitu:

3.1  Bahan pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari koleksi, di ambil katalognya dan di beri tanda stempel pengeluaran. Pada buku inventarsi di catat pada kolom keterangan.

3.2  Bahan pustaka yang akan ditukar dibuatkan list yang di urutkan abjad.

3.3  Perpustakaan mengirimkan daftar tersebut kepada perpustakaan yang kira-kira membutuhkan, lengkap dengan syarat penukaran.

3.4  Perpustakaan penerima memilih pustaka yang di perlukan dan mengirim daftar pustaka yang ditawarkan sebagai gantinya.

3.5  Apabila telah sepakat, maka proses tukar menukar dapat dilakukan.

C.     Pengadaan Koleksi di Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta

Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta dapat dikatakan sebagai perpustakaan khusus. Karena, di dalam institutnya sendiri terdapat program studi yang hanya bernuansakan jawa seperti karawitan, seni pedalangan, seni tari, seni music baik musik etno maupun musik tradisional jawa dan seni pertunjukan atau teater. Secara otomatis koleksi yang disediakan di perpustakaan adalah koleksi yang menyangkut program studi mereka. Koleksi-koleksi yang bernuansa jawa, jurnal-jurnal kebudayaan jawa mudah dijumpai di perpustakaan ini.

Termasuk pada pengadaan koleksinya, pustakawan harus mampu memelih bahan pustaka apa saja yang akan di jadikan koleksi perpustakaan. Penulis menggunakan beberapa metode untuk memperoleh data, metode yang di gunakan yaitu metode obervasi, metode  kualitatif dan metode studi pustaka. Penulis mengamati secara langsung bagaimana kegiatan pengadaan di peprustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta.

 Langkah pengadaan koleksi di perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta dapat di uraikan sebagi berikut:

Hasil wawancara dari M. Chrisdiana Sri U.,S.Ikom:

“Pengadaan koleksi di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta di peroleh melalui pembelian, hadiah, sumbangan yang wajib dilakukan oleh mahasiswa ketika akan wisuda yang di serahkan ke setiap perpustakaan fakultas dengan kesepekatan yang telah di setujui antara mahasiswa dengan perpustakaan”.

Dari hasil wawancara penulis dapat menyimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta dilakukan melalui pembelian, sumbangan dan hadiah.

1.         Pembelian

Pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta dilakukan dengan beberapa cara yaitu:

a.       Membuat surat ke fakultas atau dekan

Sebelum melakukan pembelian bahan pusaka, pustakawan bagian pengadaan membuat surat yang berisi daftar judul buku yang telah di kumpulkan selama 2 minggu oleh masing-masing perpustakaan fakultas. Setelah waktu yang ditentukan habis, fakultas wajib memberikan daftar tersebut ke perpustakaan pusat. Kemudian pustakawan akan merekap daftar judul buku yang telah di ajukan untuk di seleksi, judul buku apa saja yang kira-kira sudah ada dan di tambah lagi. Atau judul buku apa saja yang memang sedang di butuhkan mahasiswa saat ini.

b.      Pada bagian sirkulasi, di beri form untuk pengajuan judul buku

Selain menggunakan surat yang diserahkan ke setiap fakultas, UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta  juga menyediakan form yang diletakkan di bagian sirkulasi. Sehingga mahasiswa yang membutuhkan bahan pustaka yang belum ada atau belum tersedia dapat mengisi form tersebut yang kemudian diserahkan kepada pustakawan. Pustakawan akan mengumpulkan form tersebut dan kemudian di serahkan kepada petugas bagian pengadaan. Petugas pengadaan akan merekap kembali daftar judul buku yang di butuhkan tersebut. Setelah daftar judul buku tersebut selesai direkap secara keseluruhan antara form di sirkulasi dengan di masing-masing fakultas akan di serahkan ke bagian perencanaan. Bagian perencanaan akan mengajukan daftar judul buku tersebut kepada rector.

Dimana rector dan jajarannya memiliki kepanitiaan sendiri. Panitia ini yang akan memilih CV untuk melakukan pembelian yang sesuai dengan judul buku yang diajukan. Jika buku yang dimaksut tidak di tersedia, maka perpustakaan dapat mengajukan judul lain sebagai pengganti.

c.       Alat seleksi

UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta menggunakan katalog penerbit untuk mempermudah pustakawan melakukan pembelian buku.

2.         Hadiah

Hadiah yang di terima oleh UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta diperoleh dari sumbangan baik dalam negeri maupun luar negeri serta dari Lembaga, Perpusnas, Dikti dan perpustakaan lain. Selain itu juga dari mahasiswa yang akan wisuda wajib menyumbangkan buku di fakultas masing-masing.

Hadiah dan sumbangan yang sekiranya tidak terpakai atau tidak sesuai dengan kebutuhan UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta akan di sumbangkan kembali ke perpustakaan lain yang jauh lebih membutuhkan.

3.         Produk sendiri

Selain pembelian, hadiah dan sumbangan UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta memiliki karya ilmiah, baik dari dosen maupun mahasiswa. Dapat berupa jurnal, laporan penelitian, skripsi, TA, Thesis dsb.

Rector yang telah di ajui dana dari bagian perencanaan, kemudian akan mengajukan dana ke pusat (Jakarta) dana yang di peroleh tidak tetap, kadang 100-200 juta. Dimana dana ini akan di cacah atau di bagi-bagi sesuai kebutuhan fakultas masing-masing. Jika dananya kurang, maka akan di hemat oleh pustakawan dan tinggal bagaimana pustakawan membagianya. Namun jika dananya lebih, maka pustakawan akan menambah koleksinya lagi.

D.    Penutup

Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang telah dilakukan di Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta, dapat di simpulkan bahwa:

1.      Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta dalam kegiatan pengadaan koleksinya di peroleh dari pembelian, hadiah dan sumbangan serta dari produk institut itu sendiri. Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta tidak mengadakan tukar menukar dalam pengadaan koleksi.

2.      Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta dalam pengadaan koleksinya tidak langsung menunjuk suatu penerbit atau CV sendiri secara langsung. Perpustakaan hanya menerima koleksi tersebut datang ke perpustakaan. Karena untuk pembelian bahan pustaka rector sendiri dan kepanitiannya yang akan mengadakan pembelian, sehingga perpustakaan tidak terlibat dalam proses pembelian.

3.      Alat bantu seleksi yang digunakan perpustakaan hanya berupa katalog penerbit saja bukan pada bibliografi maupun daftar tambahan koleksi dan timbangan buku.

Daftar pustaka

           Soeatminah. 1992. Perpustakaan Kepustakaan Dan Pustakawan. Yogyakarta: Kanisius.

                   Trimo, Soejono. 1985. Pengadaan Dan Pemilihan Bahan Pustaka. Bandung:   Angkasa.