Preservasi Digital Terhadap Koleksi Buku Lama Dan Naskah Kuno

Icuk Kristanti                                                                                                 26 Desember 2015
D1813038

Preservasi Digital Terhadap Koleksi Buku Lama Dan Naskah Kuno
Oleh : Icuk Kristanti

Pendahuluan

Saat ini manusia hidup di era digital dimana hampir seluruh kebutuhan informasi mereka dapat di akses melalui teknologi digital. Informasi, sebelum saat ini dapat direkam di atas kertas, kain kulit binatang dan batu.preservasi menurut Nelly BALLofet dalam bukunya preservation and conversation for libraries and archisves, preservasi termasuk pemeliharaan bukan hanya materi fisik namun juga informasi yang terkandung dalam materi tersebut. Oleh karena itu diperlukan format ulang atau alih media dan penggnaan wadah aman untuk memeperjang akses ke informasi dalam kertas ,media alektronik dan dokumen lainya yang mungkin dapat menghilang seiring sejalanya waktu ( ballofet,2005: p.xvii).

Preservasi dilakukan pada bentuk bahan asli bahan pustaka yang dikoleksi oleh sebuah peprustakaan tertentu ( ballofet,2005: p.xvii). media atau format ulang untuk memeprpanjang akses ke dokumen itu sendiri,naskah dapat diubah kebentuk mikro misalnya mikrofin atau difoto dan di dijadikan dokumen berbentuk digital yang akhirnya menjadikan naskah teresebut menjadi dokumen berbentuk digital. Dokumen akhirnya menjadi koleksi yang “lahir” dalam format digital atau hasil pengalih bentuk kedalam digital ( deegan and tanner,2006:p.6). Setelah manunskrip atau naskah kuno berubah menjadi dokumen dan sebuah dokumen digital berbeda dari kerusakan yang alami dokumen digital, resiko kerusakanya justru semakin tinggi .namun demikian, kerusakan yang dapat dialami dokumen aslinya yang memiliki bentuk fisik akan merugikan perpustakaan. Oleh sebab itu preservasi juga dilakukan untuk terhadap dokumen-dokumen yang berbentuk digital. preservasi digital merupakan preservasi terencana dan terkelola untuk memastikan agar bahan digital dapat terus dipakai selama mungkin. Preservasi digital juga meliputi mencangkup memastikan materi digital tidak bergantung pada kerusakan atau perubahan teknologi dan mencangkup daro berbagai bentuk kegiatan mulai dari kegiatan sederhana menciptakan (copy) samapai kegiatan transformasi digital yang cenderung rumit (pendit,2008:p.248).

Preservasi digital dilakukan dengan 6 strategi dan kegiatan yang pertama adalah preservasi teknologi (technology preservation) yang merupakan bentuk pememliharaan dan perawatan terhadap hardware dan software yang memeproseskan atau menyimpan segala sumber-sumber digital ( Deegan and tanner , 2006:p.18). Kegiatan selanjutnya adalah penyegaran atau pembaruan ( refresing) yaitu kegiatan yang disimpan dalam suatu media elektronik yang agar tidak hilang, salah satunya dengan penyalinan dari satu media ke media lain. Misalnya dari sebuah floopy disk di salin ke CD ROM (Deegan and tanner ,2006 :p.18).

Migrasi dan format ulang (Migration and reformatting) strategi ini merupakan pemindahan materi digital yang berkala dari suatu konfigurasi hardware/software ke generasi lainya atau dari generasi komputer ke komputer lainya dari objek digital untuk menjaga agar dokumen dapat terus diakses dan dignakan untuk peanfaatan suatu dokumen ( Borghof dan Rodig , 2003: p.33)

Dalam penelitian ini akan teridentifikasi bagaimana kegiatan preservasi digital manunskrip atau naskah kuno beserta buku lama dan buku langka yang ada diperpustakaan dilaksanakan, disadari betapa pentingnya ruang naskah bagi perpustakaan, bahkan bagi masyarakat Indonesia karena koleksinya merupakan warisan nenek moyang kita yang mengandung banyak ilmu yang bermanfaat, oleh karena itu harus dilestarikan dengan baik fisik naskahnya begitupun naskah yang sudah berbentuk digital agar dapat dipelajari dan diaplikaskan ilmunya.

Pembahasan

1.      Manuskrip ,buku lama dan buku langka

Kata manuskrip di ambil dari ahasa latin manu sciptum yang artinya adalah ditulis dengantangan, jadi sema dokumen yang tertulis pada jaman sebelumnya masehi sampai ditemukanya percetakan ditulis dan diperbanyak dengan tangan ( Madam 2009:1) walaupun koleksi yang ada diruang naskah banyak merupakan dokumen yang ditulis dengan tangan tetapi ada beberapa dokumen yang diketk menggunakan mesin tik juga. Selain manuskrip diperpustakaan ada juga buku lama yang sudah pasti adalah buku yang dicetak pada masa lampau , ratusan bahkan ribuan tahun yang sudah lewat. Koleksi ytang selanjutnya adalah koleksi buku langka yang merupakan buku yang sudah tua umurnya sedikit jumlahnya atau sulit untuk ditemukan sehingga jarang muncul di toko buku contoh buku langka: termasuk buku yang dicetak tahun 1500-an buk abad 16-18, terutama dengan tema tertentu yang mungkin dimiliki oleh daerah local atau bagian tertentu ( Phythereh, 2005: p.580).

2.      Jenis koleksi digital

Dalam pelaksaan digital yang dilakukan pelestariannya baik itu preservasi manuskrip atau fisik buku lama atau preservasi dalam bentuk digital, pemilihanya dokumen mana yang akan dilestarikan terlebih dahulu harus dipertimbangtkan dengan seksama. Buku lama perlu di alih mediakan ke dalam bentuk digital karena kemungkinan buku lama perlu persedianya terbatas atau mungkin tidak lagi dipasarkan, jadi mungkin yang memilikinya hanayalah perpustakaan tertentu dengan buku lama. Yang jelas sulit ditemukan karena penggunanya tidak dapat pergi ke sembarangan tempat untuk mememukanya terlebih lagi dengan naskah, karena kondisi fisiknya yang sangat rapuh dan mudah rusak mengingat naskah langsung oleh pengguna umum harus dikurangi unruk meghindari kerusakan, oleh sebab itu, naskah mudah digunakan alih – mengalih dengan media digital dalam bentuk accessible dan mudah digunakan. Menurut susan Feldman dalam Langieer dalam memilih data digital apa yang harus dilestarikan atau preservasi , apalagi jika tidak ada orang lain yang melakukanyta. Namun untuk lebih jelasnya Naney Brode manyatakan apa yang harus menjadi fokus pada preservasi digital buku lama.

Ada beberapa teknologi yang diguakan untuk membedakan dan memahami jenis jenis dokumen digital:

1.      Berdasarkan tipe material

Teks atau Dokumen, spreadsheet, Multiple spreadsheet “ Pffice Sulte “ .Rckoed Database ,maps, (vekstor), database GIS gamabart,suara, video, database gambar.

2.      Berdasarkan Tipe format file

·         Reconized Uncompressi Standard formats.

·         Reconized  standard dokumen-level formats.

·         Reconized  mata and vector formats.

·         Reconized  compressed Graphich Formats

3.      Berdasarkan Tipe media

·         Portable disk magnethicnedia.

·         Portable fale volume

4.      Berdasarkan Sistem Oprasi

·         Windows Nt

·         SCO-UNIK

3.      Langklah –langkah preservasi

1.      Pelstarian dan penyimpanan

Pelestarian media penyipanan menfokuskan pada kegiatan pelestarian media yang menyimpan informasi dalam pita, disk, CD-ROM. Kegiatan ini perlu dilakukan karena media penyimpanan ini merupakan kases yang harus dipelihara dan dijaga sesdemikian rupa agar pengguna dapat menemukan kembali informasi yang ada di dalam media ini. Pelelstarian media ini dapat dilakukan dengan cara menyalin atau backup kedalam media yang sejenis atau media dengan jelas yang berbeda.

2.      Pelestarian tekonolgi

Sebagai mana kita ketahui, teknologi berkembang dengan sangat cepat. Bukan dalam waktu lima tahun saja sebuah softwere dapat mengeluarkan beberapa versi yang baru, lebih baik terus berkembang .hal ini berlaku juga pada hardwere dan oleh sebab itu perawatan pustakawan harus berhati hati terhadap kerusakan teknlogi yang digunakan untuk menyimpan.

3.      Pelestarian intektual

Koleksi digital masih sangat rapuh dalam perlindungan.hukum dan hak cipta, karena informaasi digital dapat dengan, mudah disalin tanpa adanya perbedaan dengan sangat mudah. Walaupun sekarang sudah ada teknologi tanda tangan elektronik dan watermark namun hal ini masih mrupakan sesuatu yag harus terus dikembangkan agar organilitas dalam informasi yang terkandung dalam dokumen digital dapat terus terjaga.

4.      Preservasi digital

Preservasi perpustakaan digital adalah proses memilih, mengadakan, mengolah, melayankan, serta memelihara dokumen atau data digital sehingga dapat dimanfaatkan dalam waktu yang lama secara internal oleh publik sesuai dengan kaidah, norma dan kode etik yang berlaku. Preservasi adalah semua kegiatan yang bertujuan memperpanjang umur bahan pustaka dan informasi yang ada di dalamnya. Selain itu definisi lain juga menyebutkan preservasi digital adalah upaya memastikan agar materi digital tidak bergantung pada kerusakan dan perubahan teknologi. Secara umum preservasi digital mencakup berbagai bentuk kegiatan, mulai dari  kegiatan sederhana menciptakan tiruan (replika atau copy) dari sebuah materi digital untuk disimpan, sampai kegiatan transformasi digital yang cenderung rumit.

Kegiatan mentransfer informasi tercetak ke dalam bentuk digital seolah menjadi kesibukan utama perpustakaan besar Indonesia pada dasawarsa terakhir ini. Entah berapa ratus ribu bahkan jutaan gigabyte dokumen yang telah dijadikan digital di beberapa perpustakaan besar Indonesia. Tidak itu saja, mereka membuat pangkalan data referensi seperti katalog online, indeks subyek, dan sarana pencari informasi digital lainnya. Belum lagi jurnal elektronik, peta digital, data, atau dokumen kelabu (dokumen pemerintah yang tidak diterbitkan untuk umum) yang mereka koleksi dalam bentuk digital.

Dokumen digital rentan kerusakan dalam arti tidak dapat terbaca atau tak bisa diakses lagi. Barangkali keadaan ini bakal berubah menjadi bom waktu yang mengancam kelangsungan hidup perpustakaan digital.

Masalah kedua adalah perkembangan peranti keras diikuti peranti lunak yang berubah versi dengan cepatnya. Kemudian versi lama tidak bisa membaca informasi pada versi baru. Dunia digital Indonesia bergeming dengan ancaman tersebut dan kegiatan digitasi sepertinya mengalir begitu saja. Memang, selain kendala dalam hal mesin, dalam kasus tertentu dokumen digital terasa lebih mahal jika kita harus mencetaknya.

Preservasi data atau dokumen digital menjadi hal penting karena kondisi berikut :

1.      akumulasi data yang tak terkendali

2.      kerusakan data tanpa sengaja

3.      pengubahan data tanpa hak

4.      kelangkaan metadata dan sistem dokumentasi

5.      bentuk data elektronik yang tidak dapat dipreservasi

6.      kelangkaan mekanisme untuk preservasi

Di dunia tradisional banyak obyek akan survive lama sekali meski ditelantarkan. Obyek digital hanya akan survive bila orang membuat rencana dan dengan sistematis memikirkan kelangsungan hidup obyek tersebut secara berkelanjutan. Masalah-masalah sekitar warisan digital sudah menjadi begitu kompleks sehingga sedang dilakukan berbagai upaya oleh kalangan perguruan tinggi, institusi, dan bisnis, untuk mengembangkan cara untuk melestarikan data yang diciptakan dalam bentuk digital. Tujuannya: agar data tersebut masih dapat dipahami puluhan dan ratusan tahun kedepan.

Di masa mendatang para pencari informasi minimal memerlukan metode-metode untuk mengekstraksi informasi dari media penyimpan yang sekarang sudah ada, dan yang kelak akan ada. Sarana macam ini pada suatu saat pasti tidak tersedia lagi atau tidak dapat dipakai lagi. Kapan misalnya, anda terakhir melihat suatu floppy disk drive? Suatu organisasi atau lembaga yang memperhatikan preservasi koleksi digitalnya akan selalu memindahkan informasi dari sistem lama ke yang lebih baru secara teratur.

5.      Penyegaran (refreshing)

Penyegaran atau pembaharuan terhadap media penyimpanan yang dimiliki agar media yang ada tetap update dan bisa digunakan. Perkembangan media penyimpanan selalu diikuti oleh perpustakaan mulai dari penggunaan floppy disk, flash diskh ardisk internal sampai serverd engan kapasitas besar.

6.      Migrasi(migration)

Format ulang data agar sesuai dengan versiterbaru darihardwaredan software yang digunakan. Kegiatan migrasi ini harus dilakukan secara hati-hati karena selalu ada kemungkinan perubahan (pengurangan) data.

KESIMPULAN

Kesimpulan yang merupakan rangkuman dari keseluruhan hasil preservasi buku lama yang penulis lakukan berkaitan dengan pelaksanaan Preservasi Digital. Tujuan pelestarian koleksi digital untuk melestarikan kandungan informasi bahan pustaka melalui proses alih media (konversi) ke media baru. Secara Umum pelaksanaan pelestarian koleksi digital di Perpustakaan. Sistem informasi perpustakaan yang belum terintegrasi mengakibatkan pengolahan dan pengelolaan koleksi tidak dapat dilakukan secara efektif dan efisien, terbukti dengan adanya duplikasi pekerjaan. Belum terintegrasinya sistem informasi juga mempengaruhi terhadap penempatan sumber daya manusia yang menangani pelaksanaan pelestarian koleksi digital. Sumber daya manusia yang menguasai bidang teknologi informasi untuk pelaksanaan pelestarian koleksi digital masih kurang memadai, baik dari segi kuantitas maupun kualitas, hal ini terlihat dengan diperbantukannya preservasi digital dengan demikian preservasi digital naskah kuno, koleksi dan buku lama sangat penting kaeran akan membantu dalam accessible secara cepat.

Sumber

DP Dewi. 2014. Preservasi koleksi. Diakses pada tanggal 26 Desember 2015. Dalam digilib-Uin.suka.ac.id

Martoatmodjo, K. 1993. Preservasi Koleksi Naskah Kuno, Buku Lama dan Langka. Jakarta: Universitas Terbuka.

Preservasi Digital Terhadap Naskah Kuno Di Badan Arsip Dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah

Fitri Afandi                                                                                               24 Desember 2015

D1813034

Preservasi Digital Terhadap Naskah Kuno Di  Badan Arsip Dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah
Oleh : Fitri Afandi

ABSTRAK

Artikel ini membahas kegiatan preservasi digital yang dilakukan terhadap naskah kuno di ruang naskah Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah. Masalah yang dikaji yaitu strategi preservasi digital yang dilakukan, kendala yang ada dan solusi untuk mengatasinya serta bagaimana pemanfaatan koleksi tersebut. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode studi kasus. Hasil dari penelitian ini adalah kegiatan preservasi digital yang telah dilakukan adalah preservasi teknologi, penyegaran dan migrasi. Kegiatan ini masih dilakukan secara sederhana karena adanya beberapa kendala yang menghambat seperti kebijakan dan anggaran khusus serta kurangnya SDM. Walaupun begitu naskah kuno bentuk digital tetap dapat dimanfaatkan oleh peneliti, serta masyarakat umum.

Kata kunci : Preservasi Digital, Naskah kuno, Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah

PENDAHULUAN

Saat ini manusia hidup di era digital, di mana hampir seluruh kebutuhan informasi mereka dapat dengan mudah diakses melalui teknologi digital. Informasi, sebelum saat ini dapat ditulis/direkam melalui kulit binatang, batu, dan kertas (Amsyah, 2010: 26). Tetapi, seiring dengan berjalannya waktu, informasi dapat dituangkan dalam bentuk/media lainnya yaitu bentuk/media digital. Dokumen yang tidak berbentuk digital pun pada akhirnya harus didigitalisasi untuk menjaga agar informasi yang terkandung di dalamnya dapat terus dimanfaatkan dan digunakan untuk jangka waktu yang lama. Kegiatan ini disebut dengan kegiatan preservasi dokumen/bahan pustaka. Menurut Barthos (2003: 314) preservasi adalah suatu kegiatan yang mencakup semua aspek usaha untuk melestarikan bahan pustaka dan arsip termasuk di dalamnya kebijakan pengolahan keuangan, ketenagaan metode, dan teknik penyimpanannya.

Preservasi dilakukan pada bentuk asli bahan pustaka atau arsip yang dikoleksi oleh sebuah lembaga/perusahaan tertentu. Salah satunya adalah terhadap naskah kuno/manuskrip dan buku lama bernilai tinggi yang merupakan peninggalan dari generasi masa lampau. Sebuah dokumen yang bentuknya rapuh seperti manuskrip/naskah kuno harus dialihmediakan atau diformat ulang untuk memperpanjang umur dari dokumen tersebut. Hal ini dapat dilakukan dengan mengubah bentuk atau format dokumen tersebut ke dalam bentuk digital. Setelah manuskrip/naskah kuno berubah menjadi dokumen yang berbentuk digital pun, sangat mungkin untuk terjadi kerusakan. Bahkan, ketika sebuah dokumen beralih menjadi dokumen digital, resiko kerusakannya justru semakin tinggi. Oleh sebab itu kegiatan preservasi juga perlu dilakukan terhadap dokumen-dokumen yang berbentuk digital. Kegiatan ini disebut juga kegiatan preservasi digital. Menurut Pendit (2008: 248) Preservasi digital adalah kegiatan terencana dan terkelola untuk memastikan agar bahan digital dapat dipakai selama mungkin. Preservasi digital juga meliputi upaya memastikan agar materi digital tidak bergantung pada kerusakan dan mencakup dari berbagai bentuk kegiatan mulai dari kegiatan sederhana menciptakan tiruan (copy) sampai kegiatan transformasi digital yang cenderung rumit.

Preservasi digital dapat dilakukan dengan 6 strategi. Kegiatan yang (1) pertama adalah Preservasi Teknologi yang merupakan bentuk pemeliharaan dan perawatan terhadap hardware dan software yang menyimpan segala sumber digital. (2) Kedua adalah Penyegaran (refreshing) yaitu penyalinan dari satu media ke media lain (Deegan dan Tanner dalam Apriani, 2010). (3) Ketiga adalah Migrasi dan Format Ulang, yaitu pemindahan materi digital secara berkala dari satu generasi computer ke generasi yang lebih mutakhir (Borghoff dan Rodig dalam Nelisa, 2013). Strategi (4) keempat adalah Emulasi (Emulation), yaitu proses penyegaran di luar sistem. (5) Kelima adalah Arkeologi Data (Data Archaeology), yaitu penggalian sebuah media digital untuk mengetahui isi informasinya. Strategi yang terakhir yaitu (6) keenam adalah Alih Media ke bentuk analog (Output to Analogue Media) merupakan kegiatan mengubah data yang berbentuk digital ke dalam bentuk analog, terutama materi digital yang sulit diselamtkan dengan cara lain di atas (Pendit, 2008: 253-254). Beberapa strategi preservasi yang dijelaskan dari para ahli tersebut yang kemudian menjadi teori atau acuan dasar peneliti dalam melakukan penelitian ini.

Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah (Barpusda) merupakan lembaga kearsipan yang bertugas menangani arsip dan sekaligus sebagai tempat bermuaranya arsip dari lembaga/perusahaan di Jawa Tengah. Selain arsip-arsip perusahaan/lembaga, Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah (Barpusda) juga menyimpan beberapa arsip Manuskrip Kuno yang sudah dialihmediakan ke bentuk digital, baik milik dari perorangan ataupun lembaga. Oleh karena itu, peneliti tertarik untuk meneliti kegiatan preservasi digital manuskrip/naskah kuno di Barpusda Jateng, dengan judul Preservasi Digital Terhadap Naskah Kuno/Manuskrip di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah yang selanjutnya dilakukan dalam penelitian ini.

Penelitian ini merupakan jenis penelitian kualitatif deskriptif dengan menggunakan metode studi kasus. Studi kasus merupakan kajian mendalam tentang peristiwa, lingkungan, dan situasi tertentu yang memungkinkan mengungkapkan atau memahami sesuatu (Sulityo-basuki, 2006: 113).

PEMBAHASAN

Kegiatan Preservasi Digital di Ruang Preservasi Barpusda Jateng

Kegiatan preservasi digital di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah dilakukan secara terus-menerus setiap tahunnya mulai dari tahun 2006, dan sampai sekarang kegiatan ini masih dilakukan. Kegiatan preservasi digital dilakukan setelah proses digitalisasi selesai dilaksanakan.

Kegiatan preservasi digital terhadap naskah kuno/manuskrip dilakukan terhadap arsip naskah kuno/manuskrip yang masih berbentuk kertas dan arsip naskah kuno yang sudah berbentuk mikrofilm. Untuk naskah yang masih berbentuk kertas, yang lebih diutamakan adalah naskah yang bentuknya sudah rapuh/rusak. Sedangkan untuk yang mikrofilm, diutamakan untuk naskah yang tidak terbaca gambar atau tulisannya di micro reader. Kegiatan alih media (digitalisasi) dari bentuk fisik ke bentuk mikrofilm sudah dilakukan sejak tahun 1992, dan seiring dengan berjalannya waktu dan teknologi semakin maju, maka naskah yang sudah dimikrofilmkan juga harus dialihmediakan ke dalam bentuk CD agar lebih mudah digunakan, hanya membutuhkan komputer untuk membacanya, dan tidak membutuhkan micro reader. Ketika mokrofilm yang dibuat dialihmediakan ke dalam bentuk CD, maka mulai dari situ lah preservasi digital harus direncanakan. Karena seiring dengan kemajuan teknologi maka file digital yang tersimpan dalam CD harus dipindahkan lagi ke hard disk. Oleh sebab itu, kegiatan preservasi digital merupakan kegiatan yang berkelanjutan yang mengikuti kemajuan teknologi setiap masanya.

Proses Digitalisasi

Sebelum melakukan kegiatan preservasi digital, naskah kuno/manuskrip yang tercipta dalam bentuk kertas harus terlebih dahulu dijadikan ke dalam bentuk digital yang disebut juga dengan proses digitalisasi. Proses digitalisasi harus dilakukan proses seleksi naskah terlebih dahulu untuk mengetahui mana yang harus didahulukan. Koleksi yang didahulukan pada saat proses digitalisasi adalah koleksi naskah yang sudah rapuh dan rusak. Koleksi difoto dengan kamera lalu hasilnya dimasukkan ke dalam komputer yang kemudian diolah. Selain naskah yang sudah rusak, proses digitalisasi juga dilakukan terhadap naskah yang tersimpan di dalam CD yang dulunya adalah alih media dari mikrofilm. Naskah diseleksi mana yang tidak terbaca yang kemudian dilakukan digitalisasi ulang. Kebanyakan beberapa hasil CD hasil alih media mikrofilm tersebut sulit terbaca ketika dilihat dari komputer. Oleh sebab itu, naskah digital yang kondisi digitalnya kurang baik perlu didigitalisasi ulang agar dapat terbaca.

Pengolahan Naskah Setelah Digitalisasi

Setelah dilakukan pemotretan terhadap naskah-naskah yang perlu didigitalisasi, maka langkah selanjutnya adalah mengolah gambar tersebut dengan menggunakan komputer. Pemotretan yang dilakukan adalah semua halaman yang rusak sampai selesai. Setelah sisi kiri dan kanan dimasukkan ke dalam berkas yang berbeda, barulah dilakukan penggabungan file foto sisi kiri dan kanan naskah. Setelah naskah digital digabungkan dan menjadi file naskah yang lengkap, maka format mereka adalah JPG karena merupakan hasil foto. Format ini ukurannya terlalu besar, sehingga harus diubah format menjadi PDF. Format PDF digunakan agar naskah tidah mudah untuk dimanipulasi dan tetap terlindungi seperti diberi footer atau password. File digital naskah diperkecil untuk memudahkan dalam penggunaan agar computer tidak cepat  hang.

Kegiatan Preservasi Digital

Setelah kegiatan digitalisasi naskah selesai dilakukan, maka tahap selanjutnya adalah melakukan perawatan atau preservasi terhadap naskah tersebut. Peneliti menemukan bahwa dalam kegiatan preservasi yang dilakukan Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah terhadap naskah kuno/manuskrip adalah:

a.       Preservasi Teknologi

Preservasi Teknologi adalah kegiatan perawatan secara seksama terhadap semua perangkat keras dan lunak yang dipakai untuk membaca, mengolah atau menjalankan sebuah materi digital tertentu. Materi dapat hilang atau mungkin tidak dapat dipakai lagi apabila mesin yang berupa hardware dan program yang berupa software kadaluwarsa (Pendit, 2008: 253). Badan Asip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah melakukan kegiatan preservasi teknologi terhadap hardware dan software yang digunakan untuk mengolah dan menyimpan naskah kuno/manuskrip yang sudah didigitalisasi. Hardware yang digunakan adalah komputer dengan sistem operasi Windows, sedangkan untuk softwarenya adalah File Basic Renamer yang digunakan untuk pemberian nomor, nama, penggabungan file, pengecilan ukuran file, dan alih format dari JPG ke PDF.

Preservasi teknologi yang dilakukan adalah terhadap naskah kuno/manuskrip yang sudah didigitalisasi. Naskah yang sudah didigitalisasi tersimpan di CD, mikrofilm, dan hard disk. Naskah yang tersimpan berjumlah sekitar 725 keping pada CD da, 1 CD dapat memuat 20 judul, dan 250 roll pada mikrofilm, dan ada juga yang tersimpan di hard disk eksternal. Hard disk eksternal yang dipakai adalah merk WD dengan kapasitas penyimpanan 1 terrabyte. Untuk saat ini, sebagian besar koleksi naskah kuno yang tersimpan di dalam CD dan microfilm sudah banyak yang dipindahkan ke dalam hard disk eksternal, kecuali jika ada naskah baru yang belum didigitalisasi.

b.      Penyegaran (Refreshing)

Strategi yang selanjutnya adalah penyegaran. Kegiatan penyegaran (refreshing) merupakan kegiatan yang paling mudah untuk diimplementasikan. Karena kegiatan ini tidak memerlukan banyak biaya, hanya saja menghabiskan banyak waktu mengingat banyaknya koleksi yang ada. Kegiatan penyegaran dilakukan pada koleksi naskah yang sudah tersimpan di dalam CD, disket, atau hard disk. Kegiatan preservasi ini penting karena sifat media penyimpanan yang semakin hari semakin mengalami pesatnya perkembangan teknologi. Untuk menghindari kehilangan data karena tempat penyimpanan yang tidak layak, maka perlu dilakukan penyegaran.

Kegiatan penyegaran ini memang membutuhkan waktu yang lama, karena harus menyalin dari CD yang jumlahnya 700-an ke dalam hard disk eksternal. Setelah itu naskah yang jumlahnya mencapai 300-an di dalam hard disk yang mencapai ukuran kurang lebih 885 gigabyte tersebut, harus disalin lagi ke hard disk eksternal lain milik pihak IT sebagi back-up. Penyalinan ini membutuhkan waktu berhari-hari. Kegiatan ini dilakukan untuk mempermudah pengguna karena tidak harus melihat naskah aslinya. Kegiatan penyegaran juga dianggap efektif karena penyalinan data yang dilakukan bersifat keseluruhan tanpa mengubah konten data sedikit pun, sehingga setelah dipindahkan, data akan terlihat sama. Untuk saat ini, kegiatan penyegaran (refreshing) adalah kegiatan preservasi digital yang paling cocok digunakan di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah.

c.       Migrasi (Migration)

Kegiatan migrasi menurut Borghoff dan Rodig dalam Ramadhaniati (2012: 46) adalah pemindahan materi digital secara berkala dari satu konfigurasi hardware/software ke konfigurasi lainnya atau dari satu generasi komputer ke generasi yang lebih mutakhir. Kegiatan migrasi pada arsip digital yang dilakukan di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah adalah arsip yang sudah didigitalisasi ke dalam bentuk hard disk eksternal. Koleksi tersebut merupakan koleksi yang mulanya berbentuk CD kemudian dipindahkan ke dalam hard disk eksternal. Selain itu, kegiatan migrasi dilakukan karena perubahan software yang awalnya menggunakan Windows dan sekarang menggunakan Macintosh. Karena software yang biasa digunakan dalam mengolah file digital di komputer Windows sekarang tidak bisa digunakan lagi pada Macintosh.

Pada kegiatan migrasi ini tidak begitu mengalami kesulitan, hanya saja perlu dilakukan adaptasi pada sistem operasi (hardware) yang baru. Karena sistem operasi yang baru yaitu menggunakan Macintosh harus menggunakan Adobe Acrobat Professional. Selain migrasi adaptasi yang dilakukan, kegiatan migrasi juga dilakukan untuk formatting yaitu mengubah suatu format file digital dari satu format ke format yang lain, dalam hal ini yang dilakukan adalah mengubah format file digital JPG menjadi format PDF. Setelah itu, ukuran dari file tersebut juga harus diperkecil menggunakan software yang sama agar lebih mudah dalam pengunduhan.

Kendala Preservasi di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

Kegiatan preservasi digital terhadap manuskrip/naskah kuno yang dilakukan di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah berdasarkan penelitian ini memiliki beberapa kendala yang menurut peniliti harus diperbaiki untuk mengoptimalkan kinerja preservasi digital tersebut. Kendala-kendala tersebut adalah:

1.      Kebijakan

            Setiap organisasi atau lembaga pasti memiliki kebijakan untuk mengatur seluruh kegiatan yang ada di organisasi tersebut. Kebijakan tersebut dibuat untuk memberikan batasan dan acuan dari kegiatan yang harus dilaksanakan agar sesuai dengan tujuan.

            Tidak adanya kebijakan baku mengenai preservasi digital mengakibatkan kesulitan dalam melakukan kegiatn preservasi digital pada setiap lembaga kearsipan. Akibatnya lembaga kearsipan (Barpusda Jateng) harus membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) sendiri. Hal ini sangat disayangkan mengingat kegiatan preservasi yang sangat penting. Walaupun naskah kuno/manuskrip telah diperbaiki apabila rusak, tetapi kebijakan secara mendetail tidak ada. Hal ini menunjukkan bahwa kurangnya perhatian terhadap kegiatan preservasi digital.

2.      Anggaran

            Dalam melakukan setiap kegiatan dalam suatu lembaga atau organisasi pasti membutuhkan anggaran dana, termasuk kegiatan preservasi. Kegiatan preservasi digital dilakukan untuk menyelamatkan dan memperpanjang usia arsip yang berbentuk digital. kegiatan ini tentunya membutuhkan dana yang cukup banyak mengingat alat-alat yang digunakan adalah alat digital. ketersediaan dana juga akan berpengaruh pada kualitas dan pilihan strategi  yang baik untuk preservasi digital.

            Berdasarkan wawancara tersebut bisa disimpulkan bahwa informan melakukan kegiatan preservasi dengan menyesuaikan keadaan keuangan. Karena untuk melakukan strategi preservasi digital yang baik membutuhkan anggaran yang banyak. Meskipun begitu, masih ada strategi lain yang murah yang bisa dipilih untuk melakukan kegiatan preservasi. Hanya saja membutuhkan waktu yang lama. Karena tidak mau bergantung kepada ada dan tidaknya anggaran untuk preservasi ini, informan yang tidak lain adalah petugas preservasi tetap melakukan kegiatan preservasi seadanya dan sebisa mungkin. Melalui upaya yang sederhana namun dijalankan dengan kontinuitas dan teliti, informan berharap dapat menjalankan kegiatan preservasi dengan baik.

3.      Sumber Daya Manusia

            Salah satu bagian yang penting dalam menjalankan suatu kegiatan adalah sumber daya manusia. Karena merekalah yang bertanggung jawab dalam kegiatan tersebut. Sumber daya manusia dalam hal preservasi digital ini adalah petugas atau pengelola ruang preservasi yang menjalankan semua kegiatan preservasi. Dari segi kuantitas SDM yang mengelola ruang preservasi tergolong kurang, karena yang bertugas hanya ada 3 (tiga) orang. Sedangkan arsip yang harus dikerjakan jumlahnya sangat banyak. Sehingga harusnya membutuhkan SDM yang banyak pula.

            Dengan jumlah petugas tiga orang, mereka harus menyelesaikan pekerjaan mereka. Padahal kegiatan preservasi juga sangat banyak dan membutuhkan waktu yang lama. Petugas harus melakukan digitalisasi terlebih dahulu dengan memotret ulang arsip-arsip rusak dan tidak terbaca yang jumlahnya ratusan judul. Padahal dalam satu judul/naskah terdapat ratusan halaman juga. Dan itu harus difoto satu per satu. Kemudian mereka harus memindahkan dari satu tempat penyimpanan ke tempat penyimpanan yang lain. Setelah naskah tersebut difoto, maka hasilnya dimasukkan ke dalam komputer untuk diolah yaitu digabungkan dengan menggunakan File Basic Renamer. Kemudian file arsip yang berbentuk JPG harus dialihformatkan ke dalam bentuk PDF. Dan kegiatan terakhir adalah memperkecil ukuran file tersebut agar lebih mudah dalam pengunduhan.

            Dari segi kualitas, petugas di preservasi sudah memenuhi standar. Karena mereka sudah mampu mengerjakan berbagai macam strategi dalam preservasi digital ini. Selain itu, petugas yang sekaligus dari informan sudah sering mengikuti beberapa pelatihan di tingkat pusat terkait dengan kegiatan preservasi baik konvensional maupun digital.

PENUTUP

Simpulan

Dari penelitian yang dilakukan serta menganalisis data-data yang terkumpul, maka peneliti dapat menarik kesimpulan, bahwa:

1.      Preservasi digital terhadap naskah kuno/manuskrip dilakukan untuk materi digital berupa mikrofilm, CD, dan hard disk eksternal.

2.      Badan arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah melakukan 3 (tiga) strategi preservasi digital terhadap  naskah kuno/manuskrip yaitu Preservasi Teknologi, Penyegaran (refreshing), dan Migrasi atau Format Ulang.

3.      Preservasi teknologi yang dilakukan adalah dengan merawat hardware dan software yang digunakan untuk mengolah dan menyimpan materi digital. Penyegaran yang dilakukan adalah memindahkan materi digital dari satu media ke media lain, yaitu yang mulanya berbentuk microfilm diubah ke bentuk CD, selanjutnya dipindah lagi ke hard disk eksternal. Hal ini dilakukan karena mengikuti alat pembaca (hard ware dan software) yang terbaru. Kemudian Migrasi yaitu pemindahan materi digital ke media elektronil yang lebih mutakhir, dalam penelitian ini adalah yang mulanya menggunakan software Windows harus dipindah ke software Macintosh karena menyesuaikan hardware yang disediakan.

4.      Kendala yang dihadapi dalam kegiatan prservasi digital ini diantaranya adalah kurangnya anggaran untuk kegiatan preservasi ini, tidak adanya kebijakan baku untuk pelaksanaan teknis preservasi digital sehingga mengharuskan membuat SOP sendiri, dan kurangnya Sumber Daya Manusia yang membantu sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama dalam penyelesaiannya.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1991. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia.

Apriani, Devi. 2010. Kegiatan Preservasi Arsip Foto di Museum Benteng Verdeburg Yogyakarta. Skripsi. FAI: Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga, Yogyakarta.

Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.

Nelisa, Marta. 2013. “Pelestarian Naskah-naskah Kuno di Museum Nagari Adtyawarman Sumatera Barat”. Jurnal. FBS: Universitas Negeri Padang, Padang.

Pendit, Putu Laxman. 2008. Perpustakaan Digital: Dari A Sampai Z. Jakarta: Citra Karyakarsa Mandiri.

Ramadhaniati, Resti. 2010. Perawatan Buku Lama di Ruang Naskah Perpustakaan Universitas Indonesia. Skripsi. FIB: Universitas Indonesia, Depok.

Sulistyo-Basuki. 2006. Metode Penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra.

Kegiatan Preservasi di Perpustakaan Monumen Pers

Ernawati Dwi Yulianasari                                                                              26 Desember 2015
D1813030

Kegiatan Preservasi di Perpustakaan Monumen Pers
Oleh: Ernawati Dwi Yulianasari

Pendahuluan

Bahan pustaka merupakan unsur utama dan vital dalam suatu perpustakaan. Menurut buku pedoman pembinaan koleksi dan pengetahuan literatur(1998:2) Koleksi bahan pustaka adalah semua koleksi yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi koleksi bahan pustaka meliputi koleksi cetak atau non cetak. Koleksi non cetak adalah koleksi suatu bahan pustaka dalam bentuk digital contoh kaset,video, piringan hitam dan lain sebagainya. Koleksi cetak adalah koleksi suatu bahan pustaka dalam bentuk tercetak contohnya buku,majalah,ensiklopedi dll. Koleksi perpustakaan yang sebagian buku dan terbuat dari kertas dengan kualitas yang bervariasi, karena faktor alamiah pasti akan mengalami kerusakan. Untuk mengatasi hal tersebut diperlukan tindakan preservasi.

Preservasi merupakan kegiatan yang terencana untuk  melestarikan bahan pustaka agar tahan lama dan tidak cepat rusak sehingga dapat terus dipakai dan dimanfaatkan nilai informasinya oleh pemustaka. Peservasi merupakan kegiatan yang sangat penting mengingat fungsi perpustakaan salah satunya adalah sebagai sumber informasi. Tujuan utama preservasi ini adalah untuk menjaga informasi di dalam bahan pustaka.

Perpustakaan Monumen Pers merupakan perpustakaan umum yang berada di jalan Gajah Mada,No 59 Surakarta,dulunya bernama Gedung Sasono Suko Societet milik Kraton Mangkunegaran. Monumen Pers didirikan untuk memperingati Hari Jadi Pers saat diadakan pertemuan para wartawan seluruh Indonesia (PWI) pada tanggal 9 Februari 1946. Peresmian gedung monumen ini baru dilakukan oleh Presiden RI saat itu, Soeharto, pada tanggal 9 Februari 1978 sebagai peringatan perjuangan pers di Indonesia.. Melalui SK Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 151/M.PAN tanggal 6 Juni 2002, Monumen Pers Nasional dijadikan sebagai UPT Lembaga Informasi Nasional.

Perpustakaan Monumen Pers  ini memiliki koleksi yang terdiri dari lebih dari satu juta koran dan majalah, serta berbagai benda bersejarah yang terkait dengan pers Indonesia. koran dan surat kabar yang berjumlah banyak akan sia-sia jika rusak dan tak bermanfaat, oleh sebab itu preservasi di perpustakaan ini dilakukan. Preservasi di lakukan baik pada bentuk fisik maupun  nilai informasi yang terkandung dalam surat kabar dan majalah. Berbagai upaya telah dilakukan dan terus diusahakan oleh Monumen Pers Nasional agar bukti terbit media yang ada terhindar dari kerusakan, di antaranya adalah dengan penyiapan ruang tempat penyimpanan, perawatan rutin harian, bulanan dan tahunan serta dengan usaha alih bentuk/media. Proses ini memakan waktu yang sangat lama. Preservasi yang dilakukan adalah dengan pendigitalisasi .

Rumusan Masalah

Bagaimana proses preservasi di perpustakaan monumen pers?

Pembahasan

Pelestarian bahan pustaka merupakan kegiatan yang wajib dilakukan oleh perpustakaan. Kegiatan ini menjamin bahan koleksi yang dimiliki perpustakaan awet dan terawat dengan baik sehingga siap digunakan oleh pemakainya setiap saat, tak terkecuali dengan perpustakaan monumen pers. Monumen pers merupakan museum pers yang mempunyai ribuan surat kabar dan majalah, agar terhindar dari kerusakan maka dilakukanya preservasi. Di monumen pers proses preservasi memiliki 4 cara yaitu :

·         Perawatan rutin

Ø  Pengendalian temperatur dan kelembapan udara

Ø  Pencegahan kerusakan karena faktor manusia

Ø  Penjilidan

Perawatan ini rutin di lakukan untuk menghindari kerusakan yang terjadi karena faktor manusia,ataupun suhu.

·         Pelestarian bahan pustaka membasmi serangga dan jamur yaitu dengan fumigasi

Yakni suatu cara melestarikan Bahan Pustaka dengan cara mengasapi (pembakaran atau penguapan zat kimia yang mengandung racun)  agar semua jenis perusak(jamur dan serangga)  tidak tumbuh/mati dan kerusakan Bahan Pustaka dapat dihindari. Fumigasi dilakukan dengan maksud untuk melindungi koleksi dari jamur dan rayap. Untuk fumigasi dilakukan langsung oleh petugas fumigasi dari luar. Proses ini memakan waktu yang cukup lama dan membutuhkan biaya yang besar.

·         Perawatan restoratif

Perawatan ini dilakukan untuk koran atau majalah yang rusak  dengan cara menambal dan menyambung koran atau majalah yang rusak , memperbaiki jilidan dan menjilid kembali koleksi yang sudah diperbaiki.Perawatan ini fungsinya sebagai perbaikan bahan pustaka yang rusak.

·         Digitalisasi

Proses pengalihan dari media cetak ke proses digital (digitalisasi) membutuhkan waktu yang  lama. Proses ini dilakukan dengan pemotretan per lembar pada koran dan majalah, setelah itu di pindahkan ke format JPEG/ PDF. Dalam sehari pengambilan foto dapat dilakukan 3-4 jam dan 200 lembar / hari. Proses ini memanfaatkan kamera DSLR. Cara melakukan pemotretan ini adalah dengan meletakan koran di atas meja kemudian disinari menggunakan lampu dan kamera memotret menggunakan tombol tertentu.

Setelah melalui proses pemotretan lalu di pindahkan ke sistem komputer dan diolah melalui program Adobe Photoshop reader dan disimpan dalam sebuah file atau folder, setelah itu koran ini dapat di publik.

.Kesimpulan

Peservasi merupakan kegiatan yang sangat penting bagi perpustakaan tak terkecuali bagi perpustakaan Monumen Pers yang menyimpan berbagai koran dan majalah dari masa sebelum kemerdekaan sehingga sampai sesudah kemerdekaan sehingga mengandung nilai sejarah. Oleh sebab itu monumen pers melakukan preservasi. Preservasi di monumen pers dilakukan melalui 4 cara yaitu: dengan perawatan sehari-hari, fumigasi , Restoratif(paska kerusakan ) dan terakhir proses digitalisasi, proses ini memakan waktu yang lama dan bagian tervital dan diutamakan  di monumen pers. Tujuan utama proses ini adalah untuk menjaga fisik dari kerusakan dan nilai sejarah yang terkandung di dalamnya.

Sumber

Durea dan Clements.1990. Dasar-Dasar Pelestarian dan Pengawetan Bahan Pustaka . Jakarta: Perpustakaan Nasional RI

Martoatmojo,K. 1997. Pelestarian Bahan pustaka,Jakarta:Yayasan Multi Wijaya

 Purwanti, I .(2012).Jurnal  Media komunikasi Antar Pustakawan. Penentuan Skala Preservasi Upaya Perlindungan Nilai Informasi Koleksi di Perpustakaan Nasional RI,vol 19 No 2 Tahun 2012. Suara Merdeka(2015). Empat Tahun 100 koran telah digitalisasi. Diunduh pada 26 Desember 2015.di www.berita.suaramerdeka.com.

.